Enterprise Content Management

 

Ihre Vorteile sind u.a.:

- Hohe Leistungsfähigkeit

- Geringe Komplexität

- Schnelle Implementierung

- Einfache Handhabung

Viele der ECM-Systeme sind komplex und dadurch für Unternehmen und ihre Mitarbeiter zu umständlich in der Handhabung.

Anwender stellen daher die Forderung nach Systemen, die einfacher und damit weniger komplex in der Benutzung sind.

Hochwertiges ECM wird diesen Ansprüchen gerecht und beginnt dabei mit den richtigen Grundlagen und der Minimierung der Komplexität.

 

 

 

 

 

 

 

Eine optimierte ECM-Lösung hat viele Eigenschaften, die jedes Unternehmen zu seinem Vorteil nutzen kann, unabhängig von seiner Größe. Einige dieser Eigenschaften sind:

Skalierbarkeit:   Ein ECM-System, welches leicht zu bedienen und einfach zu implementieren ist, kann innerhalb weniger Tage eingeführt werden. Um einen Test durchzuführen, kann ein Unternehmen die Lösung zunächst innerhalb ausgewählter Abteilungen einführen. Eine Erweiterung dieses Systems kann dann mit der Zeit geschehen.

Einfache Integration:   Ein gutes ECM-System zeichnet sich nicht nur durch einfache, intuitive Bedienbarkeit aus, sondern auch durch eine problemlose Integration in die bestehenden Geschäftssysteme.

Konfigurierbarkeit:   Um individuellen Unternehmensanforderungen durch die Anpassung der ECM-Lösung gerecht werden zu können, ist eine flexible Architektur unabdingbar. Diese ist durch eine sichere Integration mit Active Directory (AD) und konfigurierbare Berechtigungen gegeben und ermöglicht dem Unternehmen dadurch, den Zugriff auf sämtliche, vor allem aber sensible und vertrauliche Informationen zu kontrollieren.

 

 

 

 

 

 

Die optimale ECM-Lösung für Ihr Unternehmen sollte Effizienz in die alltäglichen geschäftlichen Prozesse bringen, die Produktivität steigern, Kosten reduzieren sowie Wettbewerbsvorteile einbringen.

Ein guter Ansatzpunkt sind dabei Komfort und Sicherheit und mit der richtigen Lösung ist es möglich, das Workflow-Management im Unternehmen deutlich zu optimieren. Damit ist es auch möglich, von Anfang bis Ende des entsprechenden Prozesses die Qualität und Konsistenz in der Dokumentation zu bewahren.

Modernes Workflow-Management hat mehrere Eigenschaften zu bieten:

  • Benutzerfreundliches Content-Tagging (Eingabe von Metadaten für Beschreibungen und Statusdefinitionen)
  • Fähigkeit, alle prozessrelevanten Inhalte inklusive Dokumente (unstrukturierte Inhalte) sowie andere Informationsobjekte (strukturierte Daten) wirksam einzusetzen
  • Flexible Bereitstellungsoptionen (Cloud, On-Premise, Hybrid)
  • Flexibler Benutzerzugriff, auch von mobilen Geräten, damit die Abwesenheit von Mitarbeitern nicht zu Engpässen in verschiedensten Bereichen führt
  • Differenzierte Konfigurationsmöglichkeiten
  • Tools für das Aufspüren von Problemquellen im Workflow
  • Aufzeichnung von Workflow-Bedingungen sowie deren problemlose Änderung
  • Sicherheitskontrolle durch die Definierbarkeit diverser Rollen und entsprechenden Berechtigungen für Statusänderungen
  • Integration von Workflow-Management-Tools mit Verlaufsprotokollen und Audit-Funktionen (Möglichkeit für Manager, Leistungen mit früheren Zyklen zu vergleichen)

 

 

 

 

 

 

 

Ein gutes Anwendungsbeispiel für das Workflow-Management bietet die Rechnungsbearbeitung.

Mit dem entsprechenden Workflow kann der Prozessverantwortliche festlegen, welche Mitarbeiter eine Rechnung bearbeiten können und dabei verschiedene Stadien der Rechnung festlegen können. In diesem Falle wären mögliche Informationsstände „erhalten“, „in Überprüfung“, „zur Zahlung freigegeben“ und „bezahlt“.

Damit der Prozess reibungslos ablaufen kann, können alle zuständigen Mitarbeiter per E-Mail oder mit automatisierten Einträgen in ihren Kalendern über ihre Aufgaben im Prozess benachrichtigt werden.

 

 

 

Mit einem ECM-System haben Sie ein effektives Tool  für die Verwaltung von Workflows und Geschäftsprozessen zur Hand.

Ein entscheidendes Merkmal ist dabei die Flexibilität, da gerade bei der Realisierung von Projekten oft Änderungen von Fristen oder Vorgaben im Laufe der Arbeit auftauchen.

Durch den Einsatz der ECM-Lösung können Projektdokumentation, Prozesse und Aufgaben effektiv verwaltet und die Teammitglieder erfolgreich angelernt werden

Die erfolgreiche Realisierung von Projekten steht und fällt mit der Stärke und Kompetenz der Teammitglieder. Daher ist ein wichtiges Merkmal eines guten ECM-Systems das Vorantreiben von Zusammenarbeit zwischen allen Projektmitarbeiten und dies sowohl intern, als auch zwischen Vertragspartnern.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

M-Files ist einer der führenden Anbieter im Bereich des Dokumentenmanagements.
Dies zeigt sich durch viele zufriedene Kunden sowie Auszeichnungen von Forrester, Gartner und anderen.

M-Files 2018 hält einige Neuerungen für Sie bereit und bietet alle Werkzeuge, um Dokumente und wichtige Geschäftsunterlagen revisionssicher und übersichtlich abzulegen, aufzubewahren und zu teilen.

Es verfügt über eine intuitive Oberfläche, die durch die Integration mit Windows sofort vertraut erscheint, außerdem ist eine umfassende Konfigurierbarkeit möglich.

 

 

Das M-Files-Prinzip zeichnet sich durch die Verwendung von Metadaten aus.

Anstatt Ihre Dokumente in Ordnern abzulegen, also nach dem WO zu speichern, weist M-Files diesen Metadaten zu und speichert sie dann danach ab, WAS sie sind.

Dadurch gestaltet sich die Ablage logischer und Sie finden alle wichtigen Dokumente sofort und einfach wieder.

 

 

 

 

 

 

M-Files 2018 setzt auf künstliche Intelligenz in Form des Intelligent Metadata Layer (IML).

Durch das automatische Vorschlagen von Metadaten beim Speichervorgang können Sie Ihre Dokumente direkt fallbezogen ablegen.

Mit diesem innovativen Ansatz von M-Files gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement effizienter und können Ihren RoI mithilfe künstlicher Intelligenz optimieren.

 

 

Sofort vertraut:

M-Files 2018 läuft auf allen gängigen Endgeräten, wählen Sie Ihren Favoriten.

User erwarten, dass Programme im Arbeitsumfeld genau so einfach und leistungsfähig sind, wie jene aus dem alltäglichen Leben. Diesem Anspruch werden Sie mit M-Files gerecht.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wählen Sie, was am besten zu Ihrerer Unternehmensstruktur passt.

Wie bieten Ihnen M-Files 2018 als lokale, cloudbasierte oder hybride Lösung an.

 

 

 

 

M-Files 2018 dient Ihnen als sichere Brücke zwischen Ihrem Kernsystem auf der einen und Ihren Inhalten, wie Verträge, Angebote oder Rechnungen, auf der anderen Seite und kann dabei alle Anwendungsbereiche Abbilden.

Zudem ist M-Files in allen Branchen einsetzbar, unabhängig von Unternehmensgröße und passt sich Ihrem Unternehmen optimal an.

 

 

 

 

Hier finden Sie eine Reihe von Videos zur Ansicht, die zeigen wie M-Files die Art und Weise ändert, wie Sie Dokumente und Information verwalten.